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28 October
2015
Startups
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ENTREPRENEURS: PAY MORE ATTENTION TO FINANCE AND ACCOUNTING

As promised in the last blog about how to write a “Pitch Deck”, in this blog I will talk more about the importance of Finance and Accounting for your start-up.

We had some investment successes and of course some failures.   Two out of three “failures” have failed as much due to poor financial management as due to poor business models.   I don’t really understand why so many entrepreneurs underestimate this function.  They think it is an “easy” part of the business and that they can easily outsource it.   Well, in Latin America especially and if you are operating in several countries, it is quite complex and if you do not understand invoice taxes, sales taxes, and withholding taxes you may think you have a profitable product when you do not have one.

This is what we expect to see BEFORE we invest:

  • Professional investors will ask for and analyze your historical financials (of course, provided that you started operations already) and this can make you look good or bad.   Honestly, so far, we have invested despite almost universally seeing a very poor performance in this area, but we have learned our lesson and we will not invest in a team with poor financial understanding again unless we can work with existing management to improve the situation.
  • So this is what we would like to see when performing due diligence on your financials:
  1. You  have recent financials (even better if you do monthly closings).
  2. Profit and Loss statements (or Income Statements) reflect the reality and are done according to accounting standards.  Remember = P&Ls are based on the accrual concept, regardless of cash movements.   Revenue is posted in the month that you provided the service, regardless whether you have been paid.   In Latin America, employees are paid a 13th salary or “aguinaldo”.   This is an expense that you allocate for in every month, regardless if you actually pay this in December.   Simple, right?  Well, we never see it done right.
  3. Balance Sheets:   They should include all your assets, including accounts receivables, and more importantly, your liabilities, regardless if the supplier has sent you an invoice or not, regardless if the expense occurred in another country or not.  Recently we found that a 3-year old business with institutional investors had almost $200,000 in liabilities off the books.
  • Remember, you are asking us for money. We want to make sure you can take care of our money.  If you cannot reflect your business reality in financial statements you are really not taking good care of our money!

This is what we expect to see AFTER we invest:

  • Some entrepreneurs think that raising money is like dating.  During the “romance” time they are insistent, patient and very forthcoming with information.  After we invest, they seldom provide business updates and even less quarterly financial reports.  We do expect this, especially after the “romance” period.
  • After we invest we expect to see:
    • Quarterly financials comparing Actuals vs. Budget.  We expect all accounting done based on FASB standards (which means accrual basis not cash basis, among many other rules)
    • A strong finance person or team who understands the cash flow situation of the company as well as the profitability of the different products or services you are selling.  I really think the main reason a company we invested in went bankrupt last year was due to the fact that the CEO had a very poor understanding of the cash flow situation and he pushed a service which was unprofitable once all the costs were allocated.  In the end, if your financials do not reflect the reality of your business, you cannot make good and timely decisions.  For start-ups which are always cash constrained this is very dangerous.
    • Taxes, taxes, taxes.  We don’t like them, but professional investors will want your company to pay all legally required taxes (sales, employer taxes, etc).   At the same time, there are various strategies to legally optimize and minimize your tax payments.
    • Cash Flow Statements: it is important for you to understand your cash flow situation and needs.   Your company can be profitable, but you may be running out of cash.   In fact, in most instances, the faster you grow, the more cash you need.  If you run out of cash, your start-up is over.
    • Budgets – every year you need to prepare a Budget and “sell” it to your Board.  The excuse that the industry is fast changing, your company is young and you have no idea how to project the next 12 months, tells us we chose the wrong team to invest in.   If you cannot forecast the next year and set your strategic priorities, who can?

This is a short summary, but hopefully you now understand that if you don’t know what “accrual” means and you do not understand the concept of “Working Capital”, then you better hire someone who does.  If you have a founding partner who understands this, even better!

 

Como lo prometí en el último post acerca de cómo hacer una excelente presentación para inversionistas, en este post ahondaré sobre la importancia de las Finanzas y la Contabilidad para tu startup.

Hemos tenido algunos éxitos de inversión y por supuesto algunos fracasos. Dos de cada tres “fracasos”  se han debido tanto a un mal manejo de finanzas como a un modelo de negocios deficiente. Realmente no comprendo por qué la mayoría de los emprendedores subestiman esta función. Piensan que es una parte “fácil” de los negocios y que pueden tercerizarla sin problema. Bueno, especialmente en  Latinoamérica, y si estás operando en varios países, es bastante complejo.  Si no entiendes  sobre impuestos de facturación, impuestos de ventas y retención de impuestos, puedes pensar que tienes un producto  rentable cuando en realidad no lo tienes.

Esto es lo que nosotros esperamos ver ANTES de invertir:

  • Inversores profesionales te solicitarán y analizarán tu historial financiero (dependiendo claro, de si ya empezaste operaciones) y esto puede hacerte quedar bien o mal. Honestamente, hasta ahora habíamos invertido aun después de ver un mal desempeño en esta área, pero hemos aprendido nuestra lección y  no invertiremos de nuevo en un equipo que no entienda de finanzas, a menos que podamos trabajar con  él para mejorar la situación.
  • Así que esto es lo que nos gustaría ver a la hora de realizar la debida diligencia sobre tus finanzas:
  1. Estados financieros recientes (mucho mejor si haces cierres mensuales).
  2. Estado de Resultados  (o de  Ganancia y Pérdida), que reflejen la realidad y hayan sido realizados de acuerdo a los estándares de contabilidad. Recuerda= P&Ls están basados en el concepto de ingresos y gastos devengdos, sin importar los movimientos de efectivo. Las ganancias se reflejan en el mes en el que proveíste el servicio, sin tomar en cuenta si ya te han pagado o no. En América Latina, a los empleados se les paga un 13° salario o “aguinaldo”. Éste es un gasto que puedes distribuir cada mes, independientemente de si lo pagas en diciembre. ¿Sencillo, cierto? Pues, nunca lo vemos bien hecho.
  3. Balances: Deben incluir todos tus activos, cuentas por cobrar y lo más importante, tus pasivos, sin importar si el proveedor te ha enviado la factura o no, o si el gasto se generó en otro país. Hace poco encontramos un negocio con 3 años de antigüedad, con inversores institucionales, con casi $200.000 USD de pasivos fuera de los libros.

Recuerda, nos estás pidiendo dinero, queremos estar seguros de que puedes cuidarlo. Si no puedes reflejar la realidad en tus declaraciones financieras, no eres el indicado para cuidar de nuestro dinero.

Esto es lo que esperamos ver DESPUÉS de invertir:

Algunos emprendedores piensan que levantar  dinero es como salir  en una cita. Durante la época de “enamoramiento”, son persistentes, pacientes y muy abiertos con la información. Después de que consiguen la inversión, rara vez proveen actualizaciones de negocios y menos los informes financieros trimestrales. Nosotros sí esperamos esto, sobre todo después del “enamoramiento”.

  • Después de invertir esperamos ver:
    • Reportes trimestrales comparando Valores Reales vs Presupuesto. Esperamos toda la contabilidad realizada, basada en  los estándares FASB (lo cual se realizan bajo el concepto de lo devengado y no en base a lo cobrado y pagado, entre muchas otras reglas).
    • Una persona  o un equipo que comprenda la situación del flujo de efectivo de la compañía, así como la rentabilidad de los diferentes productos o servicios que está vendiendo. De verdad creo que una de las principales razones por la cual una compañía en la que invertimos el año pasado quebró, fue el hecho de que el CEO tenía un pobre entendimiento de su situación de flujo de efectivo y empujó un servicio que era poco rentable una vez que se asignaron todos los costos. Al final, si tus finanzas no reflejan la realidad de tu negocio, no puedes tomar decisiones acertadas y a tiempo. Para las startups que siempre están cortas de efectivo esto es muy peligroso.
    • Impuestos, impuestos, impuestos. A nadie le gustan, pero los inversores profesionales querrán que tu compañía pague todos los impuestos requeridos legalmente (de ventas, laborales, etc.). Al mismo tiempo, existen algunas estrategias que optimizarán y reducirán tu pago de impuestos de manera legal.
    • Declaraciones de flujo de efectivo: es importante que entiendas la situación de tu flujo de efectivo y necesidades. Tu compañía puede ser rentable, pero puedes estarte quedando sin efectivo. De hecho, en la mayoría de las instancias, a mayor crecimiento, mayor necesidad de efectivo. Si te quedas sin él, tu startup, se acabó.
    • Presupuestos: Cada año, necesitas preparar un presupuesto y “vendérselo” a tu junta directiva. El pretexto de que la industria crece rápidamente, que tu compañía es nueva y no tienes idea de cómo proyectar los próximos 12 meses, nos dice que hemos elegido al equipo equivocado para invertir. Si tú no puedes predecir el próximo año y fijar prioridades estratégicas, ¿Quién puede?

Esto es un breve resumen, pero espero que ahora entiendas que si no sabes lo que significa “devengación”, y no comprendes el concepto de “Capital de Trabajo”, entonces será mejor que contrates a alguien que sí lo entienda.  Si tienes un socio fundador que lo entienda, ¡aún mejor!



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